Juridisch
Privacyverklaring
Wat er met gegevens gebeurt als je Consultium gebruikt — en wat er juist niet mee gebeurt.
Versie 2026-10-04Afdrukken met Ctrl/Cmd + P
Wie zijn wij
Consultium wordt aangeboden door de onderneming Consultium, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 96716606, btw NL005227750B76, gevestigd aan Westerstraat 10, 3016DH Rotterdam, Nederland. Vragen over deze verklaring of over je gegevens gaan naar info@consultiumai.com.
Deze verklaring gaat specifiek over de app. Voor onze website en overige communicatie geldt de algemene privacyverklaring van Consultium. Waar ze elkaar zouden tegenspreken over het gebruik van de app, gaat deze verklaring voor — zij beschrijft de werking zoals die nu daadwerkelijk gebouwd is.
Waar dit over gaat
Consultium is een werkruimte voor de Nederlandse huisartsenpraktijk. De app neemt het consult op, maakt daar een SOEP-verslag van volgens de NHG-richtlijn ADEPD, schrijft de brief die eruit volgt volgens de richtlijn HASP, signaleert wat in het gesprek niet gemist mag worden, en heeft een AI-chat die alleen antwoordt op basis van Thuisarts.nl.
In welke rol wij gegevens verwerken
Voor de inhoud van een consult is jouw praktijk de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Wij bepalen niet welke patiëntgegevens je invoert, waarom, of hoe lang je ze bewaart — dat doe jij, binnen je eigen dossierplicht en beroepsgeheim. De afspraken die daarbij horen staan in de verwerkersovereenkomst.
Voor je account en je abonnement zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke: wij besluiten welke gegevens nodig zijn om je te laten inloggen en om af te rekenen.
Welke gegevens wij verwerken
Wat op onze server staat
| Gegeven | Waarvoor | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| E-mailadres | Inloggen, jou kunnen bereiken over de dienst | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) | Zolang het account bestaat |
| Wachtwoord, als scrypt-hash met eigen salt | Inloggen | Uitvoering van de overeenkomst | Zolang het account bestaat |
| Naam (optioneel) en inlogmethode | Je herkennen in de interface | Uitvoering van de overeenkomst | Zolang het account bestaat |
| Tijdstip van aanmaken en laatste login | Beveiliging en misbruikpreventie | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) | Zolang het account bestaat |
| Versie en tijdstip van je akkoord op deze documenten | Aantonen dat en waarmee je akkoord ging | Wettelijke verplichting / gerechtvaardigd belang | Zolang het account bestaat |
| Of je e-mailadres is bevestigd, en de eenmalige links daarvoor en voor het herstellen van je wachtwoord (alleen als hash) | Zeker weten dat het account van jou is; je wachtwoord kunnen herstellen | Uitvoering van de overeenkomst | De links: tot ze gebruikt of verlopen zijn (1 tot 24 uur) |
| Naam van je praktijk, wie erbij hoort en openstaande uitnodigingen (e-mailadres van de genodigde) | Een praktijk met meerdere accounts laten werken onder één abonnement | Uitvoering van de overeenkomst | Zolang het account of de praktijk bestaat; uitnodigingen 14 dagen |
| Abonnement: soort, status, einddatum van de periode, het opgegeven aantal ingeschreven patiënten en het klantnummer bij onze betaaldienst | Toegang verlenen en factureren | Uitvoering van de overeenkomst; voor facturen een wettelijke verplichting | Zolang het account bestaat; facturen zeven jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Gebruik van de app: welke functie je gebruikte en wanneer, hoe lang het duurde, de lengte van een opname en het aantal AI-tokens. Nooit de inhoud | Zien of de dienst werkt en gebruikt wordt, kosten en capaciteit bewaken, de dienst verbeteren | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) | Zolang het account bestaat, en maximaal 24 maanden |
Dat is de volledige lijst. Er staat geen patiëntgegeven in onze database, en er is dus ook geen patiëntgegeven dat wij kunnen inzien, doorzoeken, exporteren of aan iemand kunnen afstaan.
Wat op jouw apparaat staat
Consulten en alles wat eraan hangt — dossierteksten die je uploadt, het transcript, het SOEP-verslag, de signalen, de differentiaalsuggesties en de brieven — worden opgeslagen in de IndexedDB van je browser, gescheiden per account. Elk consult krijgt een vervaltermijn van 72 uur, die bij elke bewerking opnieuw gaat lopen. Daarna wordt het automatisch gewist. Je kunt ook zelf op elk moment alles van dit apparaat verwijderen via Uitloggen en dit apparaat wissen.
Omdat het op je apparaat staat: er is geen back-up, geen toegang vanaf een tweede apparaat, en de gegevens zijn weg als je je browserdata wist. Het verslag hoort dan ook in het HIS thuis, niet hier.
Wat onderweg langs ons gaat
Om een verslag, brief, signaal of differentiaal te maken, stuurt je browser de benodigde tekst rechtstreeks naar onze API in Frankfurt. Die geeft het door aan Microsoft Azure, wacht op het antwoord, stuurt dat terug naar je browser en schrijft van die tekst niets weg. Wij loggen de inhoud van consulten, transcripten en brieven niet. Wat wij wel vastleggen is dát er een verslag of brief is gemaakt: een teller met een tijdstip, zonder een woord van de inhoud. Er zit bewust geen tussenlaag op de frontend-host: hoe minder partijen de tekst passeert, hoe minder er mis kan gaan.
Ook aan de kant van Microsoft niet: standaard bewaart Azure prompts en antwoorden tot 30 dagen voor abuse monitoring, met mogelijk een mens die meekijkt. Voor onze omgeving is daarvoor een uitzondering aangevraagd en toegekend, dus dat gebeurt niet.
Wie wij inschakelen
Met alle onderstaande partijen is een verwerkersovereenkomst gesloten. Zij verwerken alleen in onze opdracht.
| Partij | Waarvoor | Wat zij zien | Verwerkingsregio |
|---|---|---|---|
| Microsoft Azure AI Foundry | Genereren van voorbereiding, SOEP, brieven, signalen, differentiaal en chatantwoorden | De tekst die voor die taak wordt meegestuurd, waaronder bijzondere persoonsgegevens | West Europe (Nederland) |
| Microsoft Azure AI Speech | Spraak-naar-tekst van de opname | De audio van het consult | North Europe (Ierland) |
| Render | Hosting van de API en van de accountdatabase | Accountgegevens; consultinhoud uitsluitend in transit | Frankfurt (Duitsland) |
| Vercel | Hosting van de webinterface (de pagina's en scripts zelf) | Geen consultinhoud — zie hieronder | Wereldwijd CDN |
| Stripe | Afrekenen van het abonnement, facturen en het klantportaal | E-mailadres, (praktijk)naam, factuuradres, btw-nummer en betaalgegevens. Geen consultinhoud. Kaart- en bankgegevens vul je bij Stripe zelf in; wij krijgen ze niet te zien | Stripe Payments Europe (Ierland); doorgifte naar de VS mogelijk |
| Resend | Versturen van de mails bij je account: adres bevestigen, wachtwoord herstellen, uitnodigingen, een mislukte betaling | Je e-mailadres en de inhoud van die mail (een link). Geen consultinhoud | Verenigde Staten |
Vercel zit niet in het datapad. Vercel levert de webpagina en de scripts; zodra de app draait, praat je browser rechtstreeks met onze API in Frankfurt. Consultinhoud gaat dus van jouw apparaat direct naar de API en passeert Vercel niet.
Thuisarts.nl is geen verwerker. De AI-chat en de differentiaalsuggesties worden onderbouwd met artikelen van Thuisarts.nl, maar de vraag zelf verlaat onze server niet: het zoeken en scoren gebeurt bij ons, en naar Thuisarts.nl gaat alleen een gewoon verzoek om een openbare pagina. Thuisarts.nl krijgt dus geen patiëntgegevens en geen consultinhoud te zien.
Doorgifte buiten de EER
Voor de inhoud van een consult vindt die niet plaats. Alle verwerking daarvan gebeurt binnen de Europese Economische Ruimte: het taalmodel draait op een Azure-resource in West Europe (Nederland), de spraakherkenning op een resource in North Europe (Ierland), en onze API staat in Frankfurt. Dat zijn geen instellingen die per verzoek kunnen verspringen — het is de regio waarin de resource is aangemaakt, en die ligt vast.
De enige uitzonderingen raken niet aan de inhoud van een consult. Vercel levert vanaf een wereldwijd CDN de pagina's en scripts; daar gaat geen consultinhoud langs, zie de alinea hierboven. En voor je account en je abonnement schakelen wij Stripe (betalingen) en Resend (e-mail) in. Zij kunnen je e-mailadres, je (praktijk)naam en je factuurgegevens buiten de EER verwerken, in het bijzonder in de Verenigde Staten. Dat gebeurt op grond van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Patiëntgegevens en consultinhoud komen bij deze twee partijen niet terecht.
Cookies en meten
Wij zetten geen trackingcookies en gebruiken geen analysedienst van een derde. Welke functies je gebruikt en wanneer houden wij op onze eigen server bij (zie de tabel hierboven); daarvoor komt er niets in je browser te staan. In je browser bewaren wij alleen wat nodig is om ingelogd te blijven (je sessietoken en je accountgegevens in localStorage) en de consulten zelf in IndexedDB. Daar is geen toestemming voor nodig, omdat het strikt noodzakelijk is voor een dienst die je zelf hebt gevraagd.
Op de pagina waar je een abonnement afrekent staat het betaalformulier van Stripe. Stripe plaatst daar eigen cookies en verwerkt je IP-adres en gegevens over je apparaat om de betaling uit te voeren en fraude te voorkomen. Dat gebeurt alleen op die pagina en alleen wanneer je gaat afrekenen; met de inhoud van een consult heeft het niets te maken.
Beveiliging
- Al het verkeer loopt over TLS.
- Wachtwoorden staan als scrypt-hash met een eigen salt per gebruiker; wij kunnen ze niet teruglezen.
- Sessies lopen via een ondertekend token met een beperkte geldigheidsduur.
- Alles wat met inhoud werkt, zit achter een login.
- Consultgegevens staan niet op onze systemen, waardoor de grootste risicobron — een centrale database met patiëntgegevens — er simpelweg niet is.
Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. Voor je accountgegevens kun je die rechten bij ons uitoefenen via info@consultiumai.com; wij reageren binnen een maand.
Voor de inhoud van consulten ligt dat anders: die staat alleen op jouw apparaat. Wij kunnen die niet inzien en dus ook niet voor je opvragen of verwijderen — dat doe je zelf in de app. Komt een patiënt bij jou met een verzoek over zijn gegevens, dan gaat dat over het dossier in jouw HIS, waar jij verwerkingsverantwoordelijke voor bent.
Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Als er iets wezenlijks verandert, verhogen wij het versienummer van deze verklaring en vragen wij je bij de eerstvolgende keer inloggen opnieuw om akkoord. Kleine tekstuele correcties doen we zonder nieuwe versie.
Dit document is opgesteld voor Consultium en beschrijft de werking van de applicatie zoals die op dit moment is gebouwd. Het is geen juridisch advies. Laat het vóór gebruik met echte patiëntgegevens toetsen door een jurist met kennis van de AVG en de Wgbo.