Verwerkersovereenkomst

Artikel 1 — Partijen en rollen

• Verwerkingsverantwoordelijke: de huisartsenpraktijk of zorgverlener die het account gebruikt. Jij bepaalt welke gegevens je invoert, met welk doel en hoe lang je ze bewaart, en jij bent gebonden aan je dossierplicht en je beroepsgeheim.
• Verwerker: Consultium, KvK 96716606, gevestigd aan Westerstraat 10, 3016DH Rotterdam, aanbieder van Consultium.

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend in jouw opdracht en volgens jouw instructies. Het gebruik van de app geldt als jouw instructie. Wij gebruiken de gegevens nooit voor eigen doeleinden.

Artikel 2 — Onderwerp, aard en duur

Het onderwerp is de ondersteuning van verslaglegging en correspondentie in de huisartsenpraktijk. De aard van de verwerking is: het in ontvangst nemen van tekst en audio, het laten verwerken daarvan door een taalmodel en een spraakmodel, en het teruggeven van het resultaat. De verwerking duurt zolang je een account hebt, en per verwerkingshandeling slechts zolang de betreffende aanroep loopt.

Artikel 3 — Categorieën betrokkenen en gegevens

Je bepaalt zelf hoeveel je invoert. De app vraagt geen NAW-gegevens, BSN of geboortedatum als verplicht veld; het veld voor de patiëntaanduiding mag een initiaal of een intern nummer bevatten. Hoe minder herleidbaar wat je invoert, hoe kleiner het risico.

Artikel 4 — Waar de gegevens staan

Dit artikel is de kern van deze overeenkomst en wijkt af van wat in deze markt gebruikelijk is.

• Wij bewaren geen consultgegevens. Consulten, dossierteksten, transcripten, verslagen, signalen en brieven staan in de browser van de gebruiker (IndexedDB), per account gescheiden, met een vervaltermijn van 72 uur die bij elke bewerking opnieuw gaat lopen.
• Op onze servers staat uitsluitend de accountdatabase: e-mailadres, wachtwoordhash, inlogmethode, tijdstempels en het vastgelegde akkoord.
• Consultgegevens passeren onze API alleen in transit, op het moment dat er iets gegenereerd moet worden. Ze worden niet naar schijf geschreven en niet gelogd.
• Audio wordt naar de spraakdienst gestuurd en daarna losgelaten; wij bewaren geen audiobestanden.

Gevolg voor jou als verwerkingsverantwoordelijke: wij kunnen een verzoek om inzage, rectificatie of verwijdering van patiëntgegevens niet uitvoeren, omdat wij die gegevens niet hebben. Wij kunnen ze ook niet aan een derde verstrekken, ook niet op vordering. Dat is een bewuste keuze, geen tekortkoming.

Artikel 5 — Subverwerkers

Je geeft algemene toestemming voor het inschakelen van de onderstaande subverwerkers. Bij vervanging of toevoeging melden wij dat vooraf, zodat je bezwaar kunt maken.

Artikel 6 — Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder in elk geval:

• versleuteling van al het verkeer met TLS;
• wachtwoordopslag als scrypt-hash met een eigen salt per gebruiker;
• toegang tot alles wat inhoud raakt uitsluitend na authenticatie;
• dataminimalisatie door ontwerp: er is geen centrale opslag van patiëntgegevens die gelekt, doorzocht of gevorderd kan worden.

Wij noemen ook wat ontbreekt: er is nog geen tweefactorauthenticatie, geen rollenmodel, geen toegangslogging en geen ISO 27001- of NEN 7510-certificering.

Artikel 7 — Geheimhouding

Iedereen die bij ons toegang heeft tot systemen waarlangs persoonsgegevens gaan, is tot geheimhouding verplicht. Die plicht blijft gelden na afloop van de overeenkomst.

Artikel 8 — Datalekken

Wij melden een inbreuk in verband met persoonsgegevens onverwijld en uiterlijk binnen 24 uur nadat wij daarvan kennis hebben genomen, met de informatie die je nodig hebt om je eigen meldplicht bij de Autoriteit Persoonsgegevens te kunnen beoordelen. De melding aan de toezichthouder en aan betrokkenen doe jij, als verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 9 — Rechten van betrokkenen

Wij verlenen redelijke medewerking bij verzoeken van betrokkenen. In de praktijk zal die medewerking beperkt zijn tot je accountgegevens, omdat wij geen patiëntgegevens onder ons hebben. Ontvangen wij toch rechtstreeks een verzoek van een patiënt, dan verwijzen wij die naar jouw praktijk.

Artikel 10 — Doorgifte buiten de EER

Alle verwerking van persoonsgegevens vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte. De Azure-resources waar wij gebruik van maken zijn vastgelegd op West Europe (Nederland) voor het taalmodel en North Europe (Ierland) voor spraak-naar-tekst; de API draait in Frankfurt. Dat is geen instelling die per verzoek kan verspringen, maar de regio waarin de resource is aangemaakt.

Zou doorgifte buiten de EER ooit onvermijdelijk worden, dan gebeurt dat alleen met een geldig overdrachtsmechanisme onder hoofdstuk V AVG, en melden wij dat vooraf, zodat je bezwaar kunt maken.

Artikel 11 — Audit

Je mag je één keer per jaar, en verder bij een concrete aanleiding, laten informeren over onze naleving. Wij leveren daarvoor de beschikbare documentatie aan. Een audit ter plaatse door een onafhankelijke deskundige is mogelijk, na redelijke aankondiging en op jouw kosten, tenzij daaruit een tekortkoming van ons blijkt.

Artikel 12 — Einde en teruggave

Bij het einde van de overeenkomst verwijderen wij je accountgegevens binnen 30 dagen. Consultgegevens hoeven niet te worden teruggegeven of gewist, omdat wij die niet hebben; die staan op jouw apparaat en verlopen daar vanzelf, of je wist ze eerder zelf.

Artikel 13 — Aansprakelijkheid en toepasselijk recht

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Den Haag. De aansprakelijkheidsregeling uit de gebruiksvoorwaarden is van overeenkomstige toepassing, behoudens dwingend recht.